Séries de documentos

Ajuda do Facturama Configuração inicial

A série é uma designação constituída por letras e/ou números que faz parte integrante do número de documento (aparece imediatamente antes da barra). Por exemplo, numa factura com o número FT 2015/100, FT é o código do tipo de documento (atribuído pela aplicação para designar uma factura), 2015 é a série, e 100 é o número sequencial do documento. Ou seja, trata-se da centésima factura emitida na série 2015.

Antes que seja possível começar a facturar, é necessário criar uma série para facturação. Para tal, efectue o seguinte procedimento:

• Aceda à secção Séries de Documentos, nas definições da aplicação.
• Clique no botão Nova Série.
• Em Duração, escolha Anual se pretender mudar de série de facturação todos os anos e, por conseguinte, recomeçar a numeração dos documentos pelo número 1 no início de cada ano (esta opção é a mais usual). Se pretender manter a mesma série de facturação ao longo de vários anos, escolha Plurianual (esta opção pode ser mais apropriada para quem emita um número bastante reduzido de documentos, pois a numeração continua ao longo dos anos).
• Em Designação, introduza uma designação à sua escolha, certificando-se de que nunca utilizou a mesma designação noutro programa que tenha usado anteriormente. Para séries anuais, deverá incluir o ano na designação (p.ex.: 2015). Para séries plurianuais, poderá utilizar simplesmente uma letra ou um algarismo (p.ex.: A ou 1).
• Em Tipo de Documentos, seleccione Convencional para impressão em papel, em que o original é entregue ao cliente e o duplicado é arquivado pelo fornecedor. Seleccione Electrónico para envio de PDF com assinatura digital ao cliente e arquivo electrónico.
• A caixa de verificação IVA de Caixa apenas deve ser assinalada por fornecedores que tenham aderido ao regime de IVA de caixa.
• Se tiver indicado algum CAE nos Dados da Empresa, poderá seleccioná-lo para que a série fique associada a esse CAE e essa informação seja exportada no SAF-T (PT). (A informação relativa ao CAE não faz parte dos dados incluídos na comunicação automática, ainda que o mesmo esteja indicado na série de documentos.)
• Clique no botão Guardar.

Para emitir documentos convencionais e documentos electrónicos em simultâneo, é necessário criar duas séries de facturação distintas. Por exemplo, pode criar uma série 2015 para documentos convencionais e uma série 2015E para documentos electrónicos. A opção por documentos electrónicos é activada no registo de cada cliente.