Séries de documentos

Ajuda do Facturama Configuração inicial

A série é uma designação constituída por letras e/ou números que faz parte integrante do número de documento (aparece imediatamente antes da barra). Por exemplo, numa factura com o número FT 2015/100, FT é o código do tipo de documento (atribuído pela aplicação para designar uma factura), 2015 é a série, e 100 é o número sequencial do documento. Ou seja, trata-se da centésima factura emitida na série 2015.

Antes que seja possível começar a facturar, é necessário criar uma série para facturação. Para tal, efectue o seguinte procedimento:

• Aceda à secção Séries de Documentos, nas definições da aplicação.
• Clique no botão Nova Série.
• Em Duração, escolha Anual se pretender mudar de série de facturação todos os anos e, por conseguinte, recomeçar a numeração dos documentos pelo número 1 no início de cada ano (esta opção é a mais usual). Se pretender manter a mesma série de facturação ao longo de vários anos, escolha Plurianual (esta opção pode ser mais apropriada para quem emita um número bastante reduzido de documentos, pois a numeração continua ao longo dos anos).
• Em Designação, introduza uma designação à sua escolha, certificando-se de que nunca utilizou a mesma designação noutro programa que tenha usado anteriormente. Para séries anuais, deverá incluir o ano na designação (p.ex.: 2015). Para séries plurianuais, poderá utilizar simplesmente uma letra ou um algarismo (p.ex.: A ou 1).
• Em Tipo de Documentos, seleccione Convencional para impressão em papel, em que o original é entregue ao cliente e o duplicado é arquivado pelo fornecedor. Seleccione Electrónico para envio de PDF com assinatura digital ao cliente e arquivo electrónico.
• No caso geral, a caixa de verificação Importação não deve ser assinalada. Apenas deve seleccionar esta opção para importação de facturas manuais impressas numa tipografia autorizada, as quais apenas podem ser emitidas em caso de inoperacionalidade do programa de facturação.
• A caixa de verificação IVA de Caixa apenas deve ser assinalada por fornecedores que tenham aderido ao regime de IVA de caixa.
• Se tiver indicado algum CAE nos Dados da Empresa, poderá seleccioná-lo para que a série fique associada a esse CAE e essa informação seja exportada no SAF-T (PT). (A informação relativa ao CAE não faz parte dos dados incluídos na comunicação automática, ainda que o mesmo esteja indicado na série de documentos.)
• Clique no botão Guardar.

Para emitir documentos convencionais e documentos electrónicos em simultâneo, é necessário criar duas séries de facturação distintas. Por exemplo, pode criar uma série 2015 para documentos convencionais e uma série 2015E para documentos electrónicos. A opção por documentos electrónicos é activada no registo de cada cliente.